Проект
АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 18 декабря 2019 года № 78
О проведении акции «Живая память Победы в семейных архивах жителей Ленинградской области»
В целях организации приема и сохранения документальных свидетельств о Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. из личных и семейных архивов жителей Ленинградской области, формирования на основе собранных материалов электронной базы данных «Живая память Победы»:
1. Провести акцию «Живая память Победы в семейных архивах жителей Ленинградской области» с 1 декабря 2019 по 31 декабря 2022 года.
2. Утвердить положение о проведении акции «Живая память Победы в семейных архивах жителей Ленинградской области» согласно приложению.
3. Директору государственного казенного учреждения «Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге» Крипатову Ю.И обеспечить мероприятий в рамках акции «Живая память Победы в семейных архивах жителей Ленинградской области».
4. Отделу формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов обеспечить общую координацию, организационную и методическую поддержку проведения акции «Живая память Победы в семейных архивах жителей Ленинградской области». Ответственная Трубкина Т.М.
5. Контроль за исполнением распоряжения оставляю за собой.
Заместитель
начальника управления М.П. А. Фомин
Приложение
к распоряжению
Архивного управления
Ленинградской области
от 18 декабря 2019 года № 78
Положение
о проведении акции
«Живая память Победы в семейных архивах
жителей Ленинградской области»
Настоящее положение разработано в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Уставом государственного казенного учреждения «Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге» (далее – ГКУ ЛОГАВ), утвержденным приказом Архивного управления Ленинградской области от 17.03.2014 № 9, и определяет порядок проведения акции «Живая память Победы в семейных архивах жителей Ленинградской области» (далее – Акция).
1. В ходе проведения Акции ГКУ ЛОГАВ принимает на безвозмездной основе электронные копии документов участников, тружеников тыла Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., хранящихся в семейных архивах жителей Ленинградской области (далее – электронные копии документов) для размещения и хранения в электронной базе данных «Живая память Победы» на портале «Архивы Ленинградской области», а также для использования в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации об архивном деле.
2. Цели Акции:
увековечение подвига советского народа и памяти о защитниках Отечества;
формирование электронной базы данных «Живая память Победы» в ГКУ ЛОГАВ и представление открытой ее части на портале «Архивы Ленинградской области» (https://archiveslo.ru) (далее – база данных «Живая память Победы»);
информирование граждан о событиях, участниках, тружениках тыла, Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. путем обеспечения доступа к базе данных «Живая память Победы»;
публикация и экспонирование электронных копий документов;
противодействие попыткам фальсификации истории Великой Отечественной войны 1941-1945 годов.
3. Организаторы Акции: Архивное управление Ленинградской области, ГКУ ЛОГАВ.
4. Операторами Акции являются архивные отделы администраций муниципальных районов (городского округа) Ленинградской области (далее – Архивные отделы), ГБУ ЛО «Многофункциональный центр Ленинградской области» - (далее – МФЦ).
5. Участники Акции: граждане, изъявившие желание безвозмездно передать в ГКУ ЛОГАВ электронные копии документов, указанных в пункте 6 настоящего положения (далее – участники Акции).
6. ГКУ ЛОГАВ принимает от граждан электронные копии следующих видов документов:
- фотографии;
- письма;
- дневники;
- свидетельства;
- записки;
- наградные листы, удостоверения, пропуска, открепительные листы, направления;
- характеристики;
- газеты и вырезки из газет,
- листовки, агитационные листы;
- афиши, объявления;
- иные документы за 1941 – 1945 гг., в том числе аудио, - видео документы.
7. В случае, если участник Акции примет решение о передаче подлинников документов на бумажных носителях, указанных в пункте 6, прием данных документов осуществляется в ГКУ ЛОГАВ в установленном порядке.
8. Передача электронных копий документов осуществляется:
8.1. При личном обращении участника Акции в ГКУ ЛОГАВ, Архивный отдел, МФЦ по адресам и в соответствии с графиком приема, указанными в приложении № 1 к настоящему положению.
Участнику Акции необходимо иметь при себе паспорт.
8.2. Через личный кабинет участника Акции на портале «Архивы Ленинградской области» https://archiveslo.ru
9. При отсутствии у участника Акции возможности сделать самостоятельно электронные копии документов, ответственный работник ГКУ ЛОГАВ, Архивного отдела, филиала МФЦ по заявлению-анкете участника Акции (Приложение № 2), сканирует предоставленные оригиналы документов, указанных в пункте 6 настоящего положения, и возвращает участнику Акции непосредственно после сканирования на личном приеме в день обращения.
Сканирование оригиналов документов, указанных в пункте 6 настоящего положения, проводится в рамках Акции безвозмездно.
По желанию участника Акции, передающего копии электронных документов, оцифрованные электронные копии ему могут быть записаны на собственный внешний диск или флеш-карту.
10. Требования к электронным копиям документов: формат tiff без компрессии или jpg максимального качества, разрешение не менее 300dpi, в цветном режиме «true color».
Документ сканируется полностью так, чтобы были видны все его края.
Фотографии, конверты, документы сканируются с лицевой и оборотной стороны, независимо от того, есть ли на них информация.
На каждый вид документа создается отдельная папка, из которых формируется общая папка с наименованием, соответствующим фамилии персоналии.
Записанные воспоминания родственников – участников, тружеников тыла Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. передаются в электронном формате Word или PDF с указанием сведений об авторе (авторах).
Аудио и видеозаписи принимаются на электронном носителе (DVD диск в двух экземплярах).
Фотографии, аудио и видеозаписи сопровождаются текстовыми описанием события, даты и места съемки, а также сведениями об изображенных людях и событиях (при наличии информации). К электронным копиям документов прикладывается информация, содержащая биографические данные участника, труженика тыла Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., оформленная согласно приложению № 3 к настоящему положению.
11. Сканирование оригиналов документов и прием электронных копий документов осуществляется на основании собственноручно заполненного участником Акции заявления-анкеты:
На бумажном носителе в случае, предусмотренном подпунктом 8.1 настоящего положения;
в электронном виде в случае, предусмотренном подпунктом 8.2 настоящего положения.
В заявлении-анкете фиксируется согласие участника Акции на обработку его персональных данных.
12. Передача электронных копий документов осуществляется на основании договора и акта приема-передачи электронных копий документов (далее – акт приема-передачи) между ГКУ ЛОГАВ и участником Акции, оформляемыми в двух экземплярах по форме, согласно приложению № 4 к настоящему положению.
В случае, предусмотренном подпунктом 8.2 настоящего положения, ГКУ ЛОГАВ направляет участнику Акции бланки договора и акта приема-передачи по адресу электронной почты, указанному в заявлении-анкете, либо через личный кабинет.
Оригиналы договора и акта приема-передачи могут быть подписаны участником Акции непосредственно в ГКУ ЛОГАВ, в Архивном отделе по месту жительства участника Акции, офисе филиала МФЦ.
Подписанные оригиналы договоров и акты приема-передачи и принятые электронные копии документов представляются Архивными отделами и МФЦ в ГКУ ЛОГАВ в течение 30 дней.
13. При подписании договора участник Акции в праве дать согласие на использование электронных копий документов при подготовке и проведении мероприятий архива (далее – согласие) по форме, согласно приложению № 5 к настоящему положению, в котором он может выбрать возможные формы использования передаваемых электронных копий документов.
В случае, если участник Акции не дает согласие на использование документов делается отметка в акте приема-передачи об отказе в подписании согласия.
14. Электронные копии документов включаются в базу данных «Живая память Победы» только после получения ГКУ ЛОГАВ оригинала подписанного договора и акта приема-передачи.
15. Перечень ответственных за проведение Акции работников ГКУ ЛОГАВ определяется правым актом ГКУ ЛОГАВ.
16. ГКУ ЛОГАВ обеспечивает размещение, учет и постоянное хранение принятых электронных копий документов в базе данных «Живая память Победы».
17. Электронные копии документов с согласия участника Акции могут быть использованы в информационно-справочной работе, при подготовке и проведении мероприятий ГКУ ЛОГАВ, в том числе для публикаций, экспонирования.
18. Все участники Акции вносятся в базу данных ГКУ ЛОГАВ об участниках Акции.
19. Каждому участнику Акции вручается сертификат.